Depósito de cuentas anuales. ¿Es obligatorio?

Paso 1: Los administradores deben formular las cuentas anuales.

Formular las cuentas, significa tener preparadas las cuentas anuales y proponer el destino del resultado del ejercicio, para que la junta o asamblea general de socios lo apruebe posteriormente. Esto quiere decir que como administrador de la sociedad debes preparar (es tu obligación) las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio fiscal.

Para formular correctamente las cuentas anuales te damos estos pequeños consejos:

• Contar con un asesor, experto en derecho fiscal y contabilidad. La mala calidad de la información contable (si solo buscas el ahorro de costes) puede salir a tu empresa muy caro, ya que es seguro que termines pagando más impuestos y traiga consigo contingencias con la Agencia Tributaria.
• Hacer un listado de comprobación “check list” para asegurarte de que la contabilidad refleje la imagen fiel y que está libre de errores. Un asesor fiscal y contable siempre comprobará que no existen fallos y que todos los apuntes han sido correctamente contabilizados.
• Tener firma electrónica te facilitará la presentación de las cuentas anuales.

Paso 3: Convocatoria y realización de junta general y aprobación de las cuentas anuales.

La asamblea o junta general, debe celebrarse cada año dentro de los 6 meses posteriores al final del año financiero. Las empresas cierran sus cuentas corporativas el 31 de diciembre y deben reunirse con su junta general de socios a más tardar el 30 de junio del año siguiente, para aprobar de las cuentas.

El día de celebración de la junta, los socios discuten la aprobación o no, de la gestión de la empresa, y aprueban o no aprueban las cuentas anuales del ejercicio anterior, y la distribución (aplicación en caso de pérdidas) de los resultados del ejercicio y las distribuciones de dividendos, etc.

El contenido de la convocatoria de celebración de la junta debe incluir:

• El nombre o denominación de la sociedad que celebrará una asamblea general.
• La fecha, hora y lugar de la reunión convocada.
• El cargo de la persona o personas que realizan la convocatoria.
• El orden del día, en el que deben figurar los asuntos a tratar en la asamblea.

Al depósito de las cuentas anuales, debe acompañarse una certificación elaborada y firmada por el administrador del contenido de esa junta general de socios.

Y esta certificación debe contener:

• La denominación de la entidad (según figura en el Registro Mercantil, no es válido sólo la marca comercial).
• El porcentaje de socios asistentes.
• Información de la convocatoria efectuada o, en su caso, la indicación de que es una junta universal, es decir, que asisten todos los socios o accionistas o debidamente representados y autorizados.
• Identificación del presidente, el secretario, el administrador único (en caso de que ese sea el modo de gobierno de la sociedad), o un administrador (en caso de que haya administradores solidarios).
• El lugar, fecha de aprobación y fecha de certificación que, lógicamente, debe ser posterior a la de aprobación. El número de páginas, y por supuesto la firma.
• Si tu empresa ha contratado un informe una auditoría externa debes incluirlo, además debe hacerse mención expresa a que las cuentas anuales aprobadas coinciden con las auditadas.

Paso 4: ¿Qué documentos debo presentar en el depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil?

El último paso será, finalmente, la realización del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, que deberá hacerse durante el mes siguiente al de celebración de la Junta General.

Las cuentas anuales de una empresa están formadas por:

• El balance de situación: la imagen fotográfica de tu empresa.
• La cuenta de pérdidas y ganancias: resume los ingresos y gastos del ejercicio contable.
• El estado de cambios del patrimonio neto: está formado por dos datos de gran relevancia: las aportaciones de capital de los socios y las reservas o beneficios generados y no distribuidos por tu empresa.
• El estado de flujos de caja: o flujo de efectivo, es la variación de entrada y salida de efectivo.
• La memoria contable: complementa lo recogido en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias.

En ocasiones se exige acompañar a las cuentas anuales, de otros informes corporativos (internos) o informes de auditores externos (externos), como lo siguientes:

• Informe de gestión: explica todas las acciones que la empresa y su equipo han llevado a cabo a lo largo del año, y anticipa lo que se hará en fechas venideras.
• Informe de auditoría: lo realiza el auditor de las cuentas anuales, y expresa la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.
• Informe de autocartera: se declara si la entidad ha realizado o no operaciones de compra, venta, amortización, etc; sobre acciones o participaciones propias.
• Informe de impacto medioambiental: detalla si se utilizan materiales reciclados o renovables; si hay una inversión en el proceso productivo destinada a minimizar la emisión de gases a la atmósfera, los residuos y los vertidos, así como el consumo de agua y energía.

Una aclaración: Diferencia entre cuentas anuales y estados financieros.

Los términos cuentas anuales y estados financieros suelen tomarse como similares, pero existe algunas sutiles diferencias entre ambos.

Pero ¿Qué son exactamente los estados financieros y qué se refleja en ellos? ¿Para qué sirven? ¿Qué es contabilizar? Los estados financieros han de reflejar la salud económica de la empresa con el objetivo de dar una visión agrupada en un período de tiempo concreto. Los estados financieros son aquellos documentos que muestran la información contable agrupada de una determinada forma en un período de tiempo concreto; contabilizar, consiste en ir anotando todos los movimientos económicos de la empresa mediante los asientos contables; y las cuentas anuales son los documentos que plasman los estados financieros.

Un ejemplo que te ayudará a entenderlo mejor: En el Libro mayor (cuentas contables) de tu empresa, te permite conocer cuánto has comprado tu empresa durante un año, cuánto has vendido, cuánto te debe un cliente en concreto, o cuánto gasta tu empresa en la seguridad social de los empleados, etc.

Recuerda / Extra: Hay una última cosa…

Por increíble que parezca, hay muchas empresas que ponen una fecha de certificación anterior a la fecha de la junta general, y este es uno de los motivos más habituales de devolución del depósito de las cuentas anuales. La mejor manera de no meterse en líos por este tipo de error y otros, es ponerse en manos de un asesor con experiencia en contabilidad y fiscal.

¿Qué empresas deben presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

Como ya hemos dicho anteriormente, una vez al año todos los tipos de sociedades mercantiles en España deben presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil de su provincia donde se ubique su domicilio social. Y están obligadas las:

• Sociedades de responsabilidad limitada (S.L.)
• Sociedades anónimas (S.A.)
• Sociedades colectivas (S.C.)
• Sociedades comanditarias.
• Sociedades limitadas laboral.
• Sociedades cooperativas.
• Agrupaciones de intereses económicos.
• Sociedades de inversión mobiliaria.
• Y toda empresa que, en virtud de la ley, esté obligada a hacer públicas sus cuentas anuales.

¿Las empresas inactivas, están obligadas a presentar las cuentas anuales?

Una empresa inactiva está “inactiva” (o se considera inactiva) si no está negociando o recibiendo alguna forma de ingresos. Sin embargo, debe estar registrado oficialmente en el Registro Mercantil y puede estar inactivo desde la fecha de su constitución, o incluso después del inicio de su inicio de activad comercial. (+ info).

Si tienes una empresa inactiva, solo necesitas depositar las cuentas inactivas en el Registro Mercantil de tu provincia, y no habrá necesidad de una auditoría. Las cuentas inactivas consisten en ciertas notas y un balance.