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Depósito de cuentas anuales. ¿Es obligatorio?
Cada año, todas las empresas deben preparar y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil donde se ubique su domicilio social, y, además deben informar con precisión sobre la actividad financiera que han tenido a lo largo del año fiscal que acaba de terminar.
El contenido de las cuentas anuales de la empresa contempla todos los detalles económicos del ejercicio, incluyendo las perdidas o beneficios que ha obtenido tu empresa durante dicho ejercicio fiscal y, por tanto, en caso de haber obtenido beneficios, el total del impuesto sobre sociedades a pagar al Tesoro Público. El impuesto sobre sociedades y las cuentas anuales son obligatorios solamente a las personas jurídicas (sociedades anónimas, sociedades limitadas, etc.), pero no a otros emprendedores que ejercen su actividad como personas físicas, como los autónomos.
El plazo para aprobar las cuentas anuales es hasta el 30 de junio (si su ejercicio coincide con el año natural), pero tienes casi un mes extra para depositarlas en el Registro Mercantil.
Si eres el director de una empresa, debes asegurarte de que las cuentas anuales se hayan completado, sean precisas y se hayan presentado a tiempo o antes de la fecha límite legal. Y sí, es obligatorio depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, porque como director tienes la obligación de presentarlas y firmarlas o podrás ser sancionado.
Las sanciones por no depositar las cuentas anuales son duras:
¿Qué son los depósitos de cuentas anuales? Paso a paso.
Las cuentas anuales son un resumen de la actividad comercial de la empresa (salvo en casos puntuales como la disolución de la empresa) y proporcionan un informe completo de la actividad financiera de tu empresa durante el año al que corresponden.
La aprobación de las cuentas anuales es obligatoria en aras de la transparencia económica. También es una forma de que los clientes , proveedores y colaboradores externos, conozcan los detalles mas importantes de la situación económica y la gestión de la empresa.
Todas las empresas están obligadas a presentar las cuentas anuales según establece la legislación vigente, en el Registro Mercantil y deberán están firmadas por los administradores y consejeros, que responderán sobre la veracidad de los datos que contienen.
Paso 1: Los administradores deben formular las cuentas anuales.
Formular las cuentas, significa tener preparadas las cuentas anuales y proponer el destino del resultado del ejercicio, para que la junta o asamblea general de socios lo apruebe posteriormente. Esto quiere decir que como administrador de la sociedad debes preparar (es tu obligación) las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio fiscal.
Para formular correctamente las cuentas anuales te damos estos pequeños consejos:
- Contar con un asesor, experto en derecho fiscal y contabilidad. La mala calidad de la información contable (si solo buscas el ahorro de costes) puede salir a tu empresa muy caro, ya que es seguro que termines pagando más impuestos y traiga consigo contingencias con la Agencia Tributaria.
- Hacer un listado de comprobación “check list” para asegurarte de que la contabilidad refleje la imagen fiel y que está libre de errores. Un asesor fiscal y contable siempre comprobará que no existen fallos y que todos los apuntes han sido correctamente contabilizados.
- Tener firma electrónica te facilitará la presentación de las cuentas anuales.
Paso 2: Legalización de los libros contables en cuatro meses.
La legalización de los libros contables es una obligación formal establecida por distintas disposiciones legales tales como: el Reglamento del Registro Mercantil (artículo 329) o; la Ley General Tributaria (artículo 29).
Como empresario debes realizar la legalización de tus libros contables en el plazo de cuatro meses a contar desde de la fecha de cierre del ejercicio contable. Un ejemplo: Imagínate que tu ejercicio contable (el de tu empresa) se corresponde con el año natural (desde el 1 de enero al 31 de diciembre), el plazo para realizar la legalización de los libros contables será hasta el último día del mes de abril (del nuevo año).
TIENES DOS LIBROS CONTABLES: El primero es el Libro diario, que se encarga de registrar todas las operaciones económicas que surgen en una empresa, tanto al patrimonio como a las obligaciones y derechos. Y luego tienes el Libro de inventario y cuantas anuales, este libro está formado por: el balance inicial detallado (es una relación detallada de todos los bienes y derechos que tiene la empresa al comienzo del ejercicio); el balance de comprobación de sumas y saldos (las cuentas contables que tenga saldo en la empresa, incluyendo gastos e ingresos, etc), y por último el inventario de cierre (relación detallada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de la empresa).
Paso 3: Convocatoria y realización de junta general y aprobación de las cuentas anuales.
La asamblea o junta general, debe celebrarse cada año dentro de los 6 meses posteriores al final del año financiero. Las empresas cierran sus cuentas corporativas el 31 de diciembre y deben reunirse con su junta general de socios a más tardar el 30 de junio del año siguiente, para aprobar de las cuentas.
El día de celebración de la junta, los socios discuten la aprobación o no, de la gestión de la empresa, y aprueban o no aprueban las cuentas anuales del ejercicio anterior, y la distribución (aplicación en caso de pérdidas) de los resultados del ejercicio y las distribuciones de dividendos, etc.
El contenido de la convocatoria de celebración de la junta debe incluir:
- El nombre o denominación de la sociedad que celebrará una asamblea general.
- La fecha, hora y lugar de la reunión convocada.
- El cargo de la persona o personas que realizan la convocatoria.
- El orden del día, en el que deben figurar los asuntos a tratar en la asamblea.
Al depósito de las cuentas anuales, debe acompañarse una certificación elaborada y firmada por el administrador del contenido de esa junta general de socios.
Y esta certificación debe contener:
- La denominación de la entidad (según figura en el Registro Mercantil, no es válido sólo la marca comercial).
- El porcentaje de socios asistentes.
- Información de la convocatoria efectuada o, en su caso, la indicación de que es una junta universal, es decir, que asisten todos los socios o accionistas o debidamente representados y autorizados.
- Identificación del presidente, el secretario, el administrador único (en caso de que ese sea el modo de gobierno de la sociedad), o un administrador (en caso de que haya administradores solidarios).
- El lugar, fecha de aprobación y fecha de certificación que, lógicamente, debe ser posterior a la de aprobación. El número de páginas, y por supuesto la firma.
- Si tu empresa ha contratado un informe una auditoría externa debes incluirlo, además debe hacerse mención expresa a que las cuentas anuales aprobadas coinciden con las auditadas.
Paso 4: ¿Qué documentos debo presentar en el depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil?
El último paso será, finalmente, la realización del depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, que deberá hacerse durante el mes siguiente al de celebración de la Junta General.
Las cuentas anuales de una empresa están formadas por:
- El balance de situación: la imagen fotográfica de tu empresa.
- La cuenta de pérdidas y ganancias: resume los ingresos y gastos del ejercicio contable.
- El estado de cambios del patrimonio neto: está formado por dos datos de gran relevancia: las aportaciones de capital de los socios y las reservas o beneficios generados y no distribuidos por tu empresa.
- El estado de flujos de caja: o flujo de efectivo, es la variación de entrada y salida de efectivo.
- La memoria contable: complementa lo recogido en el balance de situación y en la cuenta de pérdidas y ganancias.
En ocasiones se exige acompañar a las cuentas anuales, de otros informes corporativos (internos) o informes de auditores externos (externos), como lo siguientes:
- Informe de gestión: explica todas las acciones que la empresa y su equipo han llevado a cabo a lo largo del año, y anticipa lo que se hará en fechas venideras.
- Informe de auditoría: lo realiza el auditor de las cuentas anuales, y expresa la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.
- Informe de autocartera: se declara si la entidad ha realizado o no operaciones de compra, venta, amortización, etc; sobre acciones o participaciones propias.
- Informe de impacto medioambiental: detalla si se utilizan materiales reciclados o renovables; si hay una inversión en el proceso productivo destinada a minimizar la emisión de gases a la atmósfera, los residuos y los vertidos, así como el consumo de agua y energía.
Una aclaración: Diferencia entre cuentas anuales y estados financieros.
Los términos cuentas anuales y estados financieros suelen tomarse como similares, pero existe algunas sutiles diferencias entre ambos.
Pero ¿Qué son exactamente los estados financieros y qué se refleja en ellos? ¿Para qué sirven? ¿Qué es contabilizar? Los estados financieros han de reflejar la salud económica de la empresa con el objetivo de dar una visión agrupada en un período de tiempo concreto. Los estados financieros son aquellos documentos que muestran la información contable agrupada de una determinada forma en un período de tiempo concreto; contabilizar, consiste en ir anotando todos los movimientos económicos de la empresa mediante los asientos contables; y las cuentas anuales son los documentos que plasman los estados financieros.
Un ejemplo que te ayudará a entenderlo mejor: En el Libro mayor (cuentas contables) de tu empresa, te permite conocer cuánto has comprado tu empresa durante un año, cuánto has vendido, cuánto te debe un cliente en concreto, o cuánto gasta tu empresa en la seguridad social de los empleados, etc.
Recuerda / Extra: Hay una última cosa…
Por increíble que parezca, hay muchas empresas que ponen una fecha de certificación anterior a la fecha de la junta general, y este es uno de los motivos más habituales de devolución del depósito de las cuentas anuales. La mejor manera de no meterse en líos por este tipo de error y otros, es ponerse en manos de un asesor con experiencia en contabilidad y fiscal.
¿Qué empresas deben presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil?
Como ya hemos dicho anteriormente, una vez al año todos los tipos de sociedades mercantiles en España deben presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil de su provincia donde se ubique su domicilio social. Y están obligadas las:
- Sociedades de responsabilidad limitada (S.L.)
- Sociedades anónimas (S.A.)
- Sociedades colectivas (S.C.)
- Sociedades comanditarias.
- Sociedades limitadas laboral.
- Sociedades cooperativas.
- Agrupaciones de intereses económicos.
- Sociedades de inversión mobiliaria.
- Y toda empresa que, en virtud de la ley, esté obligada a hacer públicas sus cuentas anuales.
¿Las empresas inactivas, están obligadas a presentar las cuentas anuales?
Una empresa inactiva está “inactiva” (o se considera inactiva) si no está negociando o recibiendo alguna forma de ingresos. Sin embargo, debe estar registrado oficialmente en el Registro Mercantil y puede estar inactivo desde la fecha de su constitución, o incluso después del inicio de su inicio de activad comercial. (+ info).
Si tienes una empresa inactiva, solo necesitas depositar las cuentas inactivas en el Registro Mercantil de tu provincia, y no habrá necesidad de una auditoría. Las cuentas inactivas consisten en ciertas notas y un balance.
Plazo presentación depósito cuentas anuales.
Con todo el lío que tienes a diario, como emprendedor probablemente vas a necesitar un pequeño empujoncito de último momento. Y el primero de todos empujoncitos es recordarte que como empresario o administrador de la sociedad mercantil que gestionas, eres quien debe presentar el depósito cuentas anuales, y para ello tienes un plazo máximo de tres meses a partir del cierre, que tendrás que realizarlas e inscribirlas en el Registro Mercantil de tu provincia. Tu abogado o asesor contable te informará de esta obligación que tienes como administrador, no cumplirla puede tener una sanción de hasta 300.000 €.
Plazos legales.
El plazo depósito cuentas anuales han de ser formuladas, para aquellas sociedades cuyo ejercicio finalice el 31 de diciembre de cada año, los plazos a tener en consideración son los siguientes:
- Formulación de las cuentas anuales por los administradores de la entidad: 31 de marzo. (Tres meses posteriores al cierre).
- Legalización de los libros contables: Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Hasta el 30 de abril. (Cuatro meses posteriores al cierre).
- Aprobación de las cuentas anuales por la Junta General (Asamblea General): Hasta el 30 de junio. (Seis meses posteriores al cierre).
- Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil de tu provincia: Hasta el 30 de julio. (Un mes desde su aprobación por la asamblea general).
Si tienes dificultades para priorizar tus objetivos financieros, necesitas un plan sobre dónde y cómo ahorrar, o deseas ayuda con el depósito de las cuentas anuales, es posible que necesites trabajar con un asesor fiscal y contable. ¡Hablar con Horizon!
Conclusiones clave:
- Las cuentas anuales son un resumen de la actividad comercial y financiera de la empresa y se elabora cada 12 meses.
- Todos los tipos de sociedades deben presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil.
- No depositar las cuentas anuales puede suponerte una multa de hasta 300.000 euros.
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¿CÓMO PEDIR CUENTAS ANUALES AL REGISTRO MERCANTIL?
Para pedir las cuentas anuales de una empresa debes dirigirte al Registro Mercantil, que es donde se encuentran depositadas. Cualquier persona o empresa puede acceder a ellas y solicitarlas. Aquí te damos tres caminos para solicitarlos:
01 Registro Mercantil Central.
La sede del Registro Mercantil Central se encuentra en la calle Príncipe de Vergara, 94, de Madrid. Su horario es: de lunes a viernes de 9:00 a 17:00h. Para citas e información: el teléfono es el 902 884 442 / 917 454 131. Su web es: http://www.rmc.es
02 Registro Mercantil de Madrid.
La sede del Registro Mercantil de Madrid se encuentra en el Paseo de la Castellana, 44, de Madrid. Su horario es: de lunes a viernes de 9:00 a 17:00h. Para citas e información: el teléfono es el 915 761 200 / 915 760 117. Su web es: https://www.rmercantilmadrid.com
03 Registros Mercantiles de la Unión Europea.
El Portal de Registros Mercantiles de la UE, permite localizar mediante su buscador en internet los informes financieros de cualquier sociedad registrada en la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo. Su web es: https://e-justice.europa.eu
