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Plazo depósito cuentas anuales. Presentación.
El depósito cuentas anuales, han de presentarse en el Registro Mercantil donde tengas su domicilio social para que queden depositadas, y debe realizarse al final de cada ejercicio fiscal, una vez que las cuentas hayan sido aprobadas en una junta general ordinaria de socios de tu empresa. El incumplimiento de esta obligación legal conlleva sanciones que pueden tener graves consecuencias para tu empresa, desde una sanción económica (hasta los 300.000 €) o el cierre de la hoja registral (lo peor que te puede suceder), por lo que no se podrán inscribir documentos en el Registro Mercantil. Toda esta obligación tiene un plazo que marca la Ley, porque las cuentas han de formularse en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio contable y aprobarse por la Junta General dentro de los seis primeros meses contados a partir del cierre del ejercicio.
Como administrador estás obligado a cumplir los plazos:
¿Cuál es el plazo legal para el depósito cuentas anuales?
Como empresario o administrador de tu compañía, eres tu quien debes presentar dentro del plazo, las cuentas anuales, teniendo un plazo máximo de tres meses a partir del cierre contable, para formularlas y de seis meses para aprobarlas, para posteriormente inscribirlas en el Registro Mercantil de tu provincia, bien en formato papel o digital, nunca en ambas modalidades.
Todos los años, las empresas deben prepararse para la formulación de sus cuentas anuales. Y tu despacho de abogados (tu asesor) debe informarte como su cliente que eres, de este importante plazo que es necesario cumplir en tiempo y forma; es decir que hay que hacerlo en el período que se asigna o que se tiene comprendido para dar cumplimiento. No hacerlo implica sanciones económicas (hasta 300.000 €) o el cierre de la hoja registral.
Plazos legales para el depósito cuentas anuales.
Las cuentas anuales que deben presentarse en el Registro Mercantil han de ser formuladas, para todas las sociedades cuyo ejercicio finalice el 31 de diciembre de cada año, los plazos son los siguientes:
- Cierre de cuentas. Formulación de las cuentas anuales (artículo 253, LSC) por los administradores de la entidad: 31 de marzo. (Tres meses posteriores al cierre).
- Legalización de los libros contables: Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Hasta el 30 de abril. (Cuatro meses posteriores al cierre).
- Aprobación de las cuentas anuales (artículo 164, LSC) por la Junta General (Asamblea General): Hasta el 30 de junio. (Seis meses posteriores al cierre).
- Depósito de las cuentas anuales (artículo 279, LSC) en el Registro Mercantil de tu provincia: Hasta el 30 de julio. (Un mes desde su aprobación por la asamblea general).
Nuevo régimen sancionador.
La aprobación del nuevo Real Decreto 2/2021 (del 12 de enero), por el que se aprueba el nuevo reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, ha establecido la regulación para determinar las sanciones a aquellas empresas que no presenten las cuentas anuales al Registro Mercantil. En este reglamento se indica los nuevos criterios para determinar el importe de la sanción, y las novedades introducidas son las siguientes:
- La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria.
- En caso de no aportar la declaración tributaria citada en la letra anterior, la sanción se establecerá en el 2% del capital social según los datos que obren en el Registro Mercantil donde esté su domicilio social.
- En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10%.
¿Cómo puede presentarse el depósito cuentas anuales?
Existen tres procedimientos para la presentación del depósito cuentas anuales.
- En soporte de papel. Deberán presentarse en una carpeta junto con la instancia de presentación, y el impreso se puede descargar en la página web del Colegio de Registradores.
- En soporte CD/DVD. El contenido de las cuentas anuales se presenta en fichero almacenado en un soporte informático (CD o DVD). Del fichero digital se genera una huella digital mediante la cual se accede al contenido. Esta huella digital garantiza que el contenido no ha sido modificado.
- De forma telemática. Para poder realizar este procedimiento es necesario poseer un certificado de firma digital y lo puedes conseguir entrando en registradores.org (pulsa la opción abonarse).
La presentación telemática de las cuentas anuales puede ser completa o mixta. La presentación completa implica el envío íntegro de todos los documentos mediante el sistema telemático, y la presentación mixta supone el envío telemático sólo del fichero.zip.
Formas de envío del depósito de las cuentas anuales
Envío mixto: se envían de forma telemática las cuentas y, antes de que transcurran 15 días hábiles desde la fecha de envío habrá de traer físicamente al Registro o por correo postal certificado:
- Certificación de aprobación de cuentas.
- Certificado de la huella digital firmado por el administrador o en el caso del consejo de administración de la empresa, por el presidente y el secretario.
- No olvidar el acuse de recibo que genera el envío telemático por duplicado.
Envío completo:
A través del programa D2 se envían todos los documentos por lo que no es necesario traer nada físicamente al Registro Mercantil.
¿Qué pasa, si no se presentan las cuentas anuales? Cuatro consecuencias.
Seguramente hay alguien que piensa que para evitar problemas lo mejor es no depositar las cuentas anuales. Eso es un gran error, porque unas cuentas no presentadas generan la máxima desconfianza y los efectos sobre tu empresa pueden ser aún peores. No depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil será objeto de sanción, y como administrador estarías incumpliendo la legislación vigente con las siguientes consecuencias:
1. Multas y sanciones.
La imposición de sanciones administrativas que consisten en una multa que puede conllevar desde 1.200 euros hasta 60.000 euros y, al no existir constancia de balances, se calcularán en función del capital social inscrito. En el caso de que la facturación anual de la sociedad (o del grupo de sociedades), sea superior a 6.000.000 de euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
2. Cierre provisional de la hoja registral. ¡Lo peor que puede ocurrir!
Pasado un año desde el cierre del ejercicio sin que se hayan presentado en el depósito las cuentas anuales, se procederá al cierre provisional de la hoja registral. ¿Qué consecuencias te puede suponer? El cierre de la hoja registral es una sanción que consiste en la negativa a inscribir ningún documento en el registro, excepto los títulos relativos al cese o dimisión del administrador, gerente, director general o liquidador, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad, el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa (Reglamento del Registro Mercantil, artículo 378.1).
No se trata de una sanción definitiva, es un cierre provisional de la hoja registral que puede revertirse resolviendo las causas que lo han generado.
3. Las entidades financieras no confiarán en ti.
Las empresas especializadas en la realización de informes de solvencia al no tener información para realizar sus análisis de riesgos darán un dictamen de crédito sobre tu empresa negativo. Y esto lleva a que las empresas de crédito y caución al no disponer de suficiente información para análisis no asegurarán los créditos que tu empresa ha solicitado. Si no hay informes de solvencia no habrá confianza de las entidades financieras con tu empresa.
4. Como administrador, tú tienes una enorme responsabilidad.
Según el artículo 225 Ley de Sociedades de Capital (LSC), la no presentación de las cuentas anuales supone que el administrador no ha actuado con la debida diligencia. Si se produce un daño a la sociedad, la propia sociedad como los socios o un tercero podrían reclamar los daños causados a la empresa por este. Además, la LSC establece que un administrador debe desempeñar las funciones propias de un representante leal, y ordenado empresario, además de estar sujetos a la fidelidad, lealtad y secreto profesional.
Si la sociedad se encuentra en una situación de insolvencia, la falta de diligencia del empresario en la no presentación y depósito de las cuentas anuales puede llegar a suponer, incluso, que este tenga que responder de las deudas de la sociedad.
Los tipos de responsabilidades a los que se puede enfrentar un administrador son: Civil; Mercantil; Tributaria; Laboral y Penal.
Tu despacho de abogados y asesores contables debe informarte de estos importantes plazos de presentación del depósito de cuentas anuales para cumplir en tiempo y forma. ¡Hablar con Horizon!
Conclusiones clave:
- El incumplimiento de la presentación de las cuentas anuales conlleva sanciones graves.
- Como empresario o administrador de tu compañía, eres quien debes presentar dentro del plazo depósito cuentas anuales.
- En el nuevo reglamento se indica los nuevos criterios para determinar el importe de la sanciones.
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