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¿Qué es una empresa inactiva? Obligaciones.
Con frecuencia una empresa inactiva se confunde por error con una empresa que está “cerrada” u “obsoleta”. A diferencia de las empresas activas, las empresas inactivas no pueden realizar ningún tipo de actividad ni gestiones comerciales. Esto significa que no pueden comprar o vender bienes, administrar las inversiones de la sociedad, comprar propiedades o activos comerciales. Y por supuesto las empresas inactivas no pueden pagar un salario a los directivos ni contratar empleados.
Si una sociedad mercantil no está operando (funcionando), se considerará que está activa si mantiene personal en su nómina o si la empresa continúa comercializando sus actividades. Por lo tanto, para cumplir con los requisitos de una empresa inactiva, una empresa no puede realizar ningún tipo de actividad comercial y no puede recibir ningún tipo de ingreso.
Una vez que se ha creado una empresa en el Registro Mercantil, continúa existiendo hasta que se disuelva oficialmente, incluso si los accionistas cambian o si los propietarios mueren. Si bien una empresa puede permanecer inactiva, tiene más sentido disolverla oficialmente.
Razones por las que una empresa puede estar inactiva.
Hay muchas razones o ventajas por las que una empresa puede o interese estar inactiva, entre otras:
- Reservar y asegurar un nombre de marca mientras se prepara para lanzar el proyecto empresarial. Asegurar un nombre de marca comercial para tu empresa lo antes posible (ser proactivo) para evitar que cualquier otra persona opere con el mismo nombre, es una de las razones más comunes para elegir la inactividad de la empresa.
- Proteger un nombre de marca. Algunas empresas eligen la inactividad para proteger un nombre de empresa que es muy similar a otro del mercado. Esto evitará que alguien inicie un negocio con un nombre similar al de tu empresa.
- Para reorganizar o reestructurar un negocio anteriormente activo y luego reactivarlo. Tener una empresa inactiva puede ayudarte a prepararte para la reestructuración o división de un negocio existente. Sin embargo, tan pronto como la nueva empresa comience a funcionar, se perderá el estado inactivo.
- Proteger la propiedad intelectual. Una empresa inactiva puede ser el refugio para mantener la propiedad intelectual o los activos de la empresa.
- Cese temporal de la actividad por temas personales. Los propietarios de una empresa necesitan “tiempo libre” por motivos de salud del propietario, por un viaje, permisos de maternidad, un año sabático o cualquier otra razón personal.
- Problemas en la adquisición o arrendamiento de un local en el que desarrollar su actividad.
- Falta de financiación para iniciar la actividad. Es habitual que las entidades y organismos a los que el emprendedor ha enviado sus solicitudes de ayudas directas, subvenciones o financiación requieran algo más de tiempo de lo previsto y por tanto, el empresario puede suspender su actividad hasta que encuentre la cantidad de dinero necesaria.
- La interrupción voluntaria de actividades es también motivo de una empresa sin actividad. Gestionar un negocio es una cosa difícil y el cese temporal de actividades es una solución que evita la disolución o liquidación de la empresa.
Las obligaciones fiscales y contables de una empresa inactiva.
Toda, inactividad de una sociedad mercantil implica, que hay que cumplir ciertas obligaciones. Desde el momento de su constitución (con respecto a las obligaciones fiscales) hasta su disolución, donde está obligada a presentar: el Impuesto de Sociedades (donde se marcará la casilla 26 de entidades inactivas) y las Cuentas Anuales. Además de sus obligaciones mercantiles e independientemente de su inactividad fiscal, están obligados a llevar la contabilidad oficial, legalizar los libros, formular y depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Las sanciones por no depositar las cuentas anuales pueden suponer hasta los 300.000 euros, o el cierre de la hoja registral.
Como administrador tienes la obligación de convocar la Junta o solicitar la disolución según los procedimientos que marca la Ley General Tributaria. En caso de no hacerlo serás penalizado, y responderás solidariamente de las deudas de la sociedad. Se da un periodo de dos meses desde el cese de actividad para su convocatoria.
El IVA en una empresa inactiva.
En el momento que cesa la actividad de la sociedad no se puede emitir facturas, por lo tanto, el IVA soportado tampoco es deducible porque la sociedad no se encuentra en el ejercicio habitual de sus operaciones (art. 93 de la Ley del IVA). Esto nos lleva a que no será necesario hacer ni presentar las declaraciones trimestrales ni el resumen anual del IVA.
Si por ejemplo en el año fiscal has tenido únicamente el primer y segundo trimestre de actividad fiscal, tendrás que hacer y declarar esos dos trimestres, pero no el tercero ni el cuarto en el resumen anual.
Los gastos deducibles en una empresa inactiva.
Los gastos deducibles son aquellos que, al estar vinculado a la actividad económica de tu empresa, son susceptibles de ser deducidos fiscalmente, pero en el momento en que se declare la inactividad, no existirán los gastos deducibles para tu empresa.
Ejemplos de gastos deducibles: Consumos de explotación (materias primas, material de oficina etc.); Sueldos y salarios (cotizaciones sociales, cursos de formación, seguros, etc.); Arrendamientos (alquileres de locales, leasing, etc.).
¿Y qué pasa con las retenciones practicadas a partir de ese momento con el abogado, notario, servicios de asesoría, etc.? Pues, en principio, no deberías tenerlas. En el caso de que existan debes liquidarlas e ingresarlas tramitando el modelo 111 y en el resumen anual (modelo 190). Aunque en principio, no deberías tenerlas, y aun así los gastos no son deducibles.
El impuesto de sociedades (IS) en la empresa inactiva.
El Impuesto sobre Sociedades (IS) es un gravamen que se aplica a los beneficios que obtienen las sociedades mercantiles y otras entidades jurídicas y demás personas jurídicas. Es muy importante llevar bien la contabilidad y facturación, pero estar al día con los impuestos lo es aún en mayor parte.
Aunque la empresa esté inactiva, sigue existiendo la obligación de presentar el Impuesto de Sociedades. Deberás presentar el modelo 200 del IS, si hubo un tiempo (un período trimestral) en el que la empresa sí estuvo activa. Y en el caso de que la sociedad haya estado inactiva todo el periodo, deberás presentar y rellenar la casilla 00026 de “Entidad inactiva”. Eso significa que a partir de ese momento queda deshabilitada la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y solo podrás indicar el Balance.
Es el momento de aprobar y depositar las cuentas anuales.
El plazo para aprobar y depositar las cuentas anuales de la empresa inactiva es hasta el 30 de julio.
Es obligatorio el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, y en caso de incumplimiento por parte de la Sociedad Inactiva, el Registro Mercantil procederá con el cierre de la hoja registral de la sociedad.
¿Cómo comprar una empresa inactiva?
Al pensar en la creación de una empresa, el emprendedor pensará realmente en la creación de una nueva empresa, totalmente propia y nueva. Sin embargo, existen otras opciones que vale la pena considerar. Uno de ellos es el uso de una empresa inactiva. Está totalmente registrada en el Registro Mercantil a nombre de una persona o empresa en particular. Puede darse el caso de que la empresa nunca haya tenido actividad comercial, sino que solo se haya establecido para proteger el nombre de una empresa o para su uso en el futuro.
¿Por qué comprar una empresa inactiva? Lista para usar.
Hay ventajas y desventajas en la compra de una empresa en inactiva y, dependerá del tipo de negocio que tengas en mente y del propósito previsto para la empresa que se está adquiriendo.
El principal beneficio de comprar una empresa inactiva es que el proceso puede ser rápido y la empresa puede estar lista para usarse rápidamente. Está completamente actualizada en el Registro Mercantil, esencialmente, está “lista para funcionar”. Todo el papeleo y las presentaciones están en su lugar y con algunos ajustes modestos, tu abogado experto (en mercantil y fiscal) lo adaptará a las necesidades de tu proyecto.
En resumen, esto significa que una vez que hayas comprado la sociedad inactiva, tendrás trabajo por hacer antes de que la sociedad sea adecuada para ser utilizada para tus fines, como cambiar el nombre de la empresa, etc. Con toda seguridad tu abogado realizará algunos cambios legales y estructurales para adaptar la empresa a tus necesidades.
Una vez que hayas tomado la decisión de comprar una empresa inactiva, tu abogado te pondrá en funcionamiento tu empresa en horas, así como organizar el registro de IVA y todo tipo de papeleo legal.
Recuerda, puedes reactivar una empresa inactiva cuando lo desees, pero debes informar al Registro Mercantil y presentar los detalles necesarios a tiempo. Lo mejor es obtener asesoramiento de un experto. ¡Hablar con Horizon!
Conclusiones clave:
- A diferencia de las empresas activas, las empresas inactivas no pueden realizar ningún tipo de actividad ni gestiones comerciales.
- Las sanciones por no depositar las cuentas anuales pueden suponer hasta los 300.000 euros, o el cierre de la hoja registral.
- Aunque la empresa esté inactiva, sigue existiendo la obligación de presentar el Impuesto de Sociedades.
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