¿Qué documentos forman parte de las cuentas anuales?

Pero… ¿Qué documentos debe incluir las cuentas anuales de tu empresa?

• El balance de situación, que describe el valor de todo lo que es propiedad de su empresa.
• La cuenta de pérdidas y ganancias, que describe las ventas de la empresa y los costos de funcionamiento, así como las pérdidas o ganancias que obtuvo durante el período de su último año fiscal.
• El estado de cambios en el patrimonio neto, refleja los movimientos que afectan a dicho patrimonio neto durante un ejercicio económico.
• El estado de flujos de efectivo o caja es la variación de entrada y salida de efectivo en un periodo determinado.
• La memoria contable, se trata de un documento que aclara y amplia la información que aparece en otros documentos financieros (los logros, resultados, hechos y objetivos de interés para los accionistas de la empresa).

¿Cómo se presentan las cuentas anuales?

• El ejercicio económico comprende entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. Desde este último día, los administradores de una empresa tienen un plazo de 3 meses para realizar la formulación de las cuentas.
• La legalización de los Libros Contables, para lo cual se establece un periodo de 4 meses desde la finalización del ejercicio contable.
• La presentación puede ser vía telemática, en papel (física) o en soportes tipo CD o DVD.
• La Junta General debe dar el visto bueno a las cuentas anuales, dentro de los seis meses tras el cierre del ejercicio económico.
• Finalmente, la documentación se deposita en el Registro Mercantil de cada provincia, de acuerdo con el domicilio social del negocio, como máximo un mes más tarde de la Junta General.

Cuentas anuales consolidadas. ¿Qué y quién?

¿Qué son las cuentas consolidadas? ¿A quién afecta la obligación de consolidar las cuentas? Las cuentas consolidadas son esencialmente las cuentas corporativas de empresas que son matrices y tienen filiales. Para que nos entendamos: son las cuentas anuales de un holding o grupo empresarial.

Por tanto, cuando una empresa controla total o parcialmente a otra u otras empresas (holding), ya sea porque tiene la totalidad de participaciones del resto de las sociedades, o porque posee la mayoría de estas participaciones, tiene la obligación de preparar, documentar y formular las llamadas cuentas anuales consolidadas.

La presentación Las cuentas anuales consolidadas incluyen 5 elementos:

• Un balance general consolidado.
• Una cuenta de resultados consolidada.
• Un apéndice contable consolidado.
• Un informe de gestión del holding (grupo empresarial).
• La preparación, documentación y formulación de las cuentas consolidadas generalmente requiere la intervención de un auditor.

Balance de situación.

Es la fotografía de tu empresa. Refleja el estado patrimonial de tu empresa y te orienta en cómo invertir tus recursos y si tienes recursos suficientes para invertir. En contabilidad es el resumen de todas las posesiones (tus activos, tus bienes) y todas las deudas (obligaciones) y el capital de tu empresa en un periodo de contable determinado.

¿Qué indican el activo y el pasivo en el balance de situación?

GLOSARIO Horizon:
Activo: Lo que tienes.
Pasivo. Lo que debes.

Los activos y pasivos son conceptos fundamentales de la contabilidad. Juntos, representan el legado de tu empresa. Por un lado, lo que la empresa posee (los activos) y por otro lado lo que la empresa debe (los pasivos). El estado ideal para tu negocio es cuando restas estas cifras y obtienes un resultado positivo, entonces, tienes más de lo que debes. Si, por el contrario, es negativo tu empresa debe más de lo que tiene. Los activos y los pasivos se encuentran en el balance general.

¿De qué están compuestos los activos?

GLOSARIO Horizon:
Activo fijo: Lo que tiende a durar mucho.
Activo circulante. Lo que tiende a durar poco.

En una versión muy simple, los activos representan lo que tu empresa tiene en toda su amplitud, y su misión de estos recursos será generar beneficios económicos futuros para tu negocio. En resumen: ayudarte a funcionar y ganar dinero.

Hay dos tipos de activos (fijos y circulantes) y se encuentran en el lado izquierdo de la tabla. Sin embargo, estarán más o menos detallados según el modo de presentación de las cuentas anuales de la empresa (simplificado, básico, desarrollado).

Los activos fijos son los bienes destinados a ser duraderos para tu empresa. Estos pueden ser tangibles (equipo informático, el edificio, el terreno, etc.), intangibles (patentes, software, marcas registradas, incluso los costes de investigación I+D, etc.) o financieros (préstamos, participación en otras empresas, etc.)

Los activos corrientes o circulantes son activos a corto plazo. Es decir que no están destinados a permanecer en la empresa por mucho tiempo y que se transformarán rápidamente, como:

• Inventarios destinados a ser vendidos o consumidos en un proceso de producción (materias primas, suministros, bienes, etc.).
• Las deudas son todas las sumas que se adeudan a la empresa (los impuestos, cuentas por cobrar, etc.).
• Los anticipos y depósitos pagados en pedidos. Por ejemplo, cuando la empresa realiza un pedido a un proveedor y requerir un depósito, un adelanto, para iniciar un servicio.
• Los valores negociables es un instrumento habitual en finanzas con el que su poseedor puede operar en los mercados de compra y venta de valores, pudiéndose de forma sencilla convertirse en efectivo.
• Las disponibilidades son el flujo de caja positivo y la cantidad disponible en efectivo.
• Gastos pagados por anticipado.

Definición de: pasivos en el balance de situación.

GLOSARIO Horizon:
Pasivo corriente: Lo que debes a corto plazo.
Pasivo no corriente. Lo que debes a largo plazo.

Un pasivo es un bien que tiene un valor económico negativo para tu empresa, es decir una obligación (las deudas) de tu empresa frente a un tercero que es probable o seguro que causará una pérdida.

Los pasivos están compuestos por pasivos corrientes (deudas y obligaciones a corto plazo) y por pasivos no corrientes (deudas y obligaciones a largo plazo) y a diferencia de los activos, los pasivos tienen un valor económico negativo (salida de recursos). En un balance normal, los activos siempre deben ser iguales a los pasivos.

Una aclaración: ¿Qué es la ecuación contable?

La ecuación contable o ecuación patrimonial consta de tres variables: activos, pasivos y patrimonio, y para que una entidad pueda existir requiere recursos con los cuales operar (personas, máquinas, dinero, materiales, tecnológicos, etc.). Estos recursos se denominan activos y están financiados mediante aportaciones propias (el patrimonio o capital) o de terceros (pasivos).

Las fórmulas de la ecuación contable del balance general son:

• Activo = Pasivo + Capital (patrimonio).
• Pasivo = Activo – Capital (patrimonio).
• Capital (patrimonio) = Activo – Pasivo.

¿Qué es la cuenta de pérdidas y ganancias?

Hay tres tipos de estados contables preparados por las empresas, y el estado de pérdidas y ganancias es uno de ellos, los otros dos son el balance y el estado de flujo de efectivo. La finalidad del estado de pérdidas y ganancias es mostrar los ingresos y gastos de la empresa durante un período de tiempo determinado, generalmente un año contable (fiscal). Con la resta de los gastos a los ingresos se calcula el resultado del ejercicio contable, es decir, los beneficios (o pérdidas) de ese ejercicio. El estado de pérdidas y ganancias es sinónimo de estado de resultados.

Con esta información, los socios, los asesores y los inversores pueden evaluar la rentabilidad de tu negocio. Por ejemplo, un socio o un inversor puede calcular el rendimiento sobre el capital social “ROE, ratio” de tu empresa comparando los ingresos netos con su nivel de capital social.

¿Qué contiene la cuenta de resultados?

Resume todos los flujos (entradas y salidas) que han impactado positiva o negativamente los activos de la empresa durante un período determinado: Los cargos pagados que quitaron valor a la empresa, y los productos obtenidos (ingresos) que han aportaron valor a la empresa.

Al igual que el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias se presenta en forma de dos columnas, los gastos en la izquierda y los ingresos en la derecha.

Tenemos dos tipos de gastos: Los gastos operativos son los asociados a la operación de una empresa. Incluyen las compras de bienes o materias primas, los costos de subcontratación (electricidad, publicidad, etc.), los salarios brutos, así como las cargas sociales. Y también tenemos los gastos financieros: endeudamiento, cuentas corrientes, etc. En contabilidad, las sumas generadas por estos medios de financiación tienen un impacto en la cuenta de pérdidas y ganancias: son cargas financieras.

Y tenemos tres tipos de productos: Los ingresos derivados de la gestión empresarial, como son: las rotaciones del inventario, subvenciones, tiempos de amortización, etc. Los productos financieros coinciden con las ganancias (o pérdidas) relacionadas con la gestión de la empresa (dividendos, descuentos, ganancias de cambio y todos los demás ingresos financieros, etc.). Y por último los productos excepcionales incluyen la venta de elementos fijos, el cobro de sanciones impuestas, las reducciones de impuestos, etc.

El estado de cambios del patrimonio neto.

Para entender bien qué es el patrimonio neto de tu empresa debes hacerte esta pregunta ¿Qué salud tiene tu empresa?

El patrimonio neto son las aportaciones hechas por los socios, los beneficios y ganancias retenidas por tu empresa. Pero el Plan General de Contabilidad entiende además que el patrimonio neto es un concepto más amplio, incluyendo: los fondos propios, las subvenciones, donaciones y legados, entre otros.

El estado de cambios del patrimonio neto recoge y da información sobre todas las operaciones que afectan al patrimonio neto (también llamado fondos propios), y proceden del resultado económico del ejercicio (beneficio o pérdida), de operaciones imputadas al patrimonio neto directamente, o de operaciones realizadas con los propietarios del capital (ampliaciones del capital, reparto de dividendos…).

¿De qué partes consta el estado de cambios en patrimonio neto?

El documento contable de estado de cambios es aquel que deja constancia de las modificaciones que el patrimonio neto ha sufrido a lo largo de un ejercicio contable. Este elemento quiere responder a la pregunta de qué ha cambiado en los fondos propios (patrimonio neto) de la empresa y a qué se deben dichos cambios.

¿Para qué sirve este documento del estado de cambios del patrimonio neto?

Este documento refleja los movimientos que afectan al patrimonio neto durante un ejercicio económico (cuentas anuales). Está compuesto por anotaciones contables que están en una tabla que sirve para indicar los cambios en la sociedad que afectan al patrimonio neto.

El estado de ingresos y gastos reconocidos y el estado total de cambios en el patrimonio neto. Está formado por dos partes:

• El estado de ingresos y gastos reconocidos: En éste se incluyen los cambios en el patrimonio neto derivados del resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias y los ingresos y gastos que según la normativa deban atribuirse al patrimonio neto.
• El estado total de cambios en el patrimonio neto: Recoge los diferentes cambios derivados del estado de ingresos y gastos reconocidos, variaciones originadas por operaciones con los propietarios de la empresa (o los socios), el resto de las variaciones y pequeños ajustes contables.

El estado de flujos de efectivo (flujo de caja).

De una manera muy sencilla el flujo de caja (Cash Flow) es la variación de entrada y salida de efectivo en un periodo fiscal determinado y sirve como un indicador de la liquidez de tu empresa, es decir hablamos de la capacidad de generar efectivo (es decir, el dinero) y de medir la capacidad que tiene tu empresa para generar liquidez, y cómo hacer frente a sus deudas.

El flujo de caja aporta información sobre los ingresos y salidas de efectivo en un cierto espacio de tiempo (según el Plan General Contable). La importancia de flujo de caja es que ayuda a los accionistas, inversores, administradores y acreedores entre otros a: evaluar la capacidad de generar flujos de efectivo positivos (el dinero); evaluar la capacidad de tu empresa de cumplir con obligaciones adquiridas; proporcionar las necesidades de financiación y el control presupuestario del efectivo de tu negocio.

• Flujo de caja de inversión: es la variación de capital procedente de la diferencia entre las entradas y salidas de efectivo procedentes de inversiones en instrumentos financieros.
• Flujo de caja operacionales: es la cantidad efectivo (dinero) que entra y sale de la empresa mediante las operaciones relacionadas con el ejercicio de tu actividad empresarial, sin tener en cuenta los costes de financiación.
• Flujo de caja financiamiento: es la circulación de efectivo que muestra las entradas y salidas de capital de tu empresa fruto de su actividad económica.

¿Cómo se calcula el flujo de caja?

El efectivo que entra y sale de la empresa es el flujo de caja, y se calcula agregando el beneficio neto a las amortizaciones realizadas en el periodo.

Flujo de caja = Beneficios netos + Amortizaciones + Provisiones + Cuentas por pagar – Cuentas por cobrar.